ochimath

Just another WordPress.com site

MANAJEMEN TATA LAKSANA

BAB I

                                                                  PENDAHULUAN

 

A.     Latar Belakang

Administrasi pendidikan mencakup semua kegiatan yang lazim disebut dengan penataan, pengaturan, dan pengelolaan pendidikan. Kegiatan manajemen pendidikan juga telah dilakukan sejak proses pendidikan informal mulai dibentuk menjadi nonformal atau formal. Selanjutnya manajemen pendidikan mencakup banyak kegiatan yang diklasifikasikan sesuai dengan bagiannya dan satu diantaranya adalah mengenai tata laksana pendidikan. Tata laksana pendidikan sering disebut dengan administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.  Maka dari itu tata laksana bukan hanya meliputi surat-menyurat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi berwujud warkat.

Kegiatan yang termasuk didalam tata laksana pendidikan sangat komplek. Dan diantara komponen didalamnya memiliki hubungan saling keterkaitan.  Kegiatan dalam tata laksana pendidikan  tersebut antara lain meliputi kegiatan yang menyangkut administrasi kurikulum, kegiatan yang menyangkut admintrasi murid, kegiatan yang menyangkut administrasi personil, kegiatan yang menyangkut penataan inventaris sekolah, pekerjaan surat-menyurat, kegiatan yang menunjang penataan keuangan, kegiatan yang menunjang administrasi sarana dan kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat.

Dalam pendidikan juga dibutuhkan sebuah hubungan antara sekolah sebagai lembaga pendidikan dengan masyarakat baik secara intern maupun ekstern. Sekolah sebagai wadah penanamn nilai tak mungkin bisa lepas dari peran masyarakat. Masyarakat sebagai mediator dalam memperoleh inaformasi  resmi dari instansi yang dibutuhkan oleh sekolah. Jadi manajemen yang diatur oleh sekolah tentulah tidak terlepas dengan hubungannya dengan masyarakat sekitarnya.

Dari pemaparan diatas maka penulis menyusun makalah ini dengan judul “Tata Laksana Pendidikan” agar nantinya makalah ini bermanfaat bagi pembacanya dan dapat menambah khasanah pengetahuan khususnya bagi seorang calon guru.

B.    Rumusan Masalah

Rumusan masalah dari makalah ini adalah :

  1. Apakah yang diamksud dengan tata laksana pendidikan ?
  2. Apa saja jenis-jenis kegiatan dari urusan ketatausahaan?
  3. Bagaimana mengenai manajemen surat dan kepengurusannya dalam ketatausahaan?
  4. Bagaimana mengenai ketatausahaan lain yang diperlukan sekolah ?

C.    Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan makalah dengan judul tata laksana pendidikan ini antara lain adalah untuk ;

  1. Untuk mengetahui pengertian dari tata laksana dalam pendidikan
  2. Untuk mengetahui jenis-jenis dari kegiatan ketatausahaan
  3. Untuk mengetahui tenteng surat dan kepengurusannya dalam ketatausahaan
  4. Untuk mengetahui tebtang ketatausahaan lain yang diperlukan sekolah.


BAB II

PEMBAHASAN

A.     Pengertian

Masalah tata laksana sekolah pada dasarnya cukup kompleks, namun demikian untuk telaah dapat ditelusuri dari berbagai sisi, yaitu dari segi jenis, proses dan pemanfaatanya. Dari segi jenisnya, secara makro seluruh lingkungan fisik dalam suatu satuan pendidikan yang dirancang untuk memberikan fasilitas dalam proses pendidikan, sepeti rancangan halaman, tata letak gedung, taman, prasarana jalan, tempat parkir dan lain-lain. Sementar itu, secara mikro ada tiga komponen sarana pendidikan yang secara langsung mempengaruhi kualitas hasil pembelajaran, yaitu buku pelajaran dan perpustakan, peralatan laboratorium beserta bahan praktiknya dan peralatan pendidikan di dalam kelas.

Apabila dilihat dari prosesnya, persoalan tata laksana sekolah berangkat dari desain, penyusunan naskah, standarisasi spesifikasi, penggandaan atau pengadaan distribusi, sampai pada penempatan dalam sekolah yang berkaitan dengan dukungan prasarana yang diperlukan. Pada garis besarnya tata laksana sekolah meliputi  lima hal, yaitu penentuan kebutuhan, proses pengadaan, pemakaian, pencatatan atau pengurusan dan pertanggungjawaban.

Tata laksana pendidikan sering disebut dengan administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan atau informasi yang berwujud warkat.

Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarahdari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, daftar harta benda, rencana-rencana, laporan-laporan dan semua jenis-jenis nota yang tertulis atau tercetak.

Keterangan yang perlu dipahami dalam tata laksana :

  1. Keterangan adalah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan dan pengamatan.
  2. Warkat adalah catatn tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal  untuk keperluan pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat disiapkan.
  3. Satuan kerja tata usaha yaitu sekelompok petugas yang terdiri dari seorang atau lebih petugas yang telah mendapatkan tugas tertentu di bidang ketatausahaan. Kelompok tugas yang demikian  ada yang terorganisasi dalam stu unit atau satuan kerja (misalnya again tat usaha pada sekolah, kantor pendidikan, fakultas) atau tidak (masih merupakan kelompok kerja)
  4. Margin adalah garis tepi tegak.
  5. Kartu kendali adalah suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas.
  6. Penerima adalah seseorang atau lebih petugas yang merupakan satu unsur kegiatan ketatausahaan mengenai penerimaan surat-surat.
  7. Arsip atau berkas adalah lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena mempunyai nilai kegunaan sejarah, hukum dan pertanggungjawaban organisasi.
  8. Kait atau baris adalah jarak dari alinea atau kalimat di atas dengan alinea atau kalimat dibawahnya.

Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama.

Menurut The Liang Gie (2000:50).

  1. Menghimpun yaitu suatu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan apabila diperlukan.
  2. Mencatat yaitu meliputi kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.
  3. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.
  4. Manggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
  5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain.
  6. Menyimpan yaitu kegiatan manaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterangan tersebut adalah sebagai berikut :

  1. Aktivitas : menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
  2. Sasaran kegiatan : keterangan-keterangan yang berupa warkat.
  3. Kerja yang nampak di kantor : mengetik, menghitung, mentensil, men cap, menelfon, menyalin, mendikte, memilah-milah, melekatkan, menandai, menyampuli, mambagi-bagi, melubangi dst
  4. Ciri-ciri :
    1. Bersifat pelayanan
    2. Merembes kamana-mana
    3. Dilakukan oleh semua pihak
    4. Banyak memakai alat tulis, berkas mata dan pikiran.
  1. Peranan
    1. Membantu pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi.
    2. Menyediakan keterangan untuk pimpinan.
    3. Melancarkan perkembangan organisasi.
    4. Peralatan
      1. Material lembaran.
      2. Material non lembaran.
      3. Alat tulis dan non tulis.
      4. Mesin kantor dan perabot kantor serta perlengkapan lain.
      5. Hasil kerja : formulir, surat-surat, warkat lain, buku, benda-benda, berketerangan dan sebagainya.

B.    Jenis-Jenis Kegiatan Dalam Urusan Ketatausahaan

Pekerjaan ketatausahaan bukan monopoli petugas administrasi saja, tetapi juga pegawai edukatif. Dalam bagian ini akan disajikan kegiatan tatausaha khususnya yang dilakukan oleh tenaga administratif.

Bagian ketatausahaan sekolah yang dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah :

  1. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurukulum

Manajemen kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang bertujuan untuk memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan efisien. Kegiatannya meliputi ; penyusunan jadwal , pembuatan kalender akademik dan sebagainya yang biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang atau beberapa guru. Mereka hanya mengerjakan penyususnannya tetapi pengerjaan penulisan ke papan besar diserahkan ke tata usaha.

  1. Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa

Pekerjaan tat usaha yang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain :

  1. Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir)
  2. Mengisi buku induk dan buku klapor
  3. Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa
  4. Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya
  5. Mengatur ruang kelas, ruang laboraturium dan ruang kegiatan yang lain
  6. Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan setiap tahun
  7. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil

Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain :

  1. Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya.
  2. Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiran-lampiran yang dibuthkan  untuk pengurusan kenaikan pangkat, penggunaan hak cuti atau pensiun.
  3. Menyiapkan, menyimpan, dan mengisi kartu pegawai.
  4. Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai.
  5. Membantu kepala sekolah dalam mebuat laporan statistik keadaan pegawai adukatif dan administratif.
  6. Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidental.
  1. Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah

Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen sarana, yaitu mancatat keluar masuknya barang, pemeliharaan dan penyimpanannya. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan inventaris meliputi :

  1. Pencatatan masuknya barabg-barabg, memberi label dan nomor inventaris, mengklasifikasikannya.
  2. Pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan, dipinjam, dihibahkan, diberikan pada lembaga lain, atau perseorangan, disingkirkan.
  3. Kegiatan yang menunjang penataan keuangan

Bermacam-macam bendahara yang ada mengerjakan administrasi keuangan. Bendahara negara yang diangkat dan ditetapkan dengan surat keputusan mempunyai tugas menerima, membagikan dan mempertanggungjawabkan. Yang dimaksud adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai, dan mengurusi uang otorisasi (UUDP). Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan, proses pengajuan permintaanya samapi dengan proses pengambilan gaji.

  1. Kegiatan yang mengenai pekerjaan surat-menyurat

Kegiatan yang dilakukan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi :

Pengurusan surat masuk, pengurusan penyimpanan surat(kearsipan) dan pengurusan surat-surat keluar.

  1. Pengurusan surat-surat masuk (agenda)

a)     Mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk yang terdiri dari kolom : tanggal diterima surat, nomor urut, kode, alamat surat, nomor surat, pokok surat atau keterangan.

b)     Menyerahakan surat kepada alamat yang dituju

c)     Surat dibaca oleh yang dituju dan diberi disposisi

d)     Surat dikembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan (jika memang dikehendaki demikian)

e)     Tata usaha melaksanakan disposisi

f)      Tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian yang mengurus surat keluar

g)     Pengarsipan surat

  1. Pengurusan surat keluar (ekspedisi)

Pengurusan surat keluar dilakukan dengan urutan :

  1. Surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala sekolah untuk disetujui dan dimintakan tanda tangan.
  2. Membubuhkan cap di sebelah kiri tanda tangan pimpinan.
  3. Memasukan surat yang akan dikirim kedalam sampul dan mempersiapkan surat tembusannya menurut cara pengarsipan.
  4. Mencatat surat kedalam akan dikirim kedalam buku ekspedisi.
  5. Mengirimkan surat tersebut ke alamat
  6. Pengaturan penyimpanan surat (pengarsipan)

Surat-surat yang telah selesai diproses lalu di arsipkan. Kegiatan kearsipan adalah menyimpan dan memelihara arsip tersebut dalam filing cabinet atau almari arsip agar tetap utuh dab mudah dicari kembali apabila diperlukan. Penanganan arsip yang baik menjadi  satu pertanda bahwa kantor atau lembaga itu pengelolaan usahanya baik. Arsip adalah suatu barang-barang yang berharga yang mengandung nilai kegunaan sejarah. Apabila pengarsipan dilakukan dengan baik maka warkat yang sudah lama disimpan pun akan mudah ditemukan kembali.

Cara-cara yang digunakan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip dilakukan :

  1. Menurut tanggal masuknya surat
  2. Manurut pokok surat
  3. Menurut daerah asal surat
  4. Menurut abjad nama pengirim surat

Untuk lebih mudah, warkat biasanya disimpan dalam adner agar bahan-bahan yang terbuat dari kertas tidak mudah rusak.

  1. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana

Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang  sebenarnya sebagian besar berhubungan dengan inventarisasi. Di samping penataan inventaris, tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan  pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat atau sarana, menyeleksi dan mendata kebutuhan.

Selain kegiatan yang telah disebutkan yang berhubungan dengan bidang garapan administrasi sekolah, masih ada satu kegiatan lain yaitu kegiatan yang menunjang pengaturan tata ruang kantor, termasuk juga halaman dan ruang-ruang lain. Kegiatan ini kadang-kadang disatukan dengan kegiatan sarana menjadi kegiatan sarana dan prasarana.

Kegiatan terakhir ini hampir seluruhnya dikerjakan oleh  para pekerja atau pesuruh. Kegiatannya mencakup:

  1. Menjaga kebersihan ruangan, halaman dan tempat-tempat lain yang masih termasuk wilayah sekolah.
  2. Menjaga keamanan khususnya pada waktu sedang tidak berlangsung kegiatan belajar mengajar di sekolah.
  3. Mengurus kebun dan tanaman-tanaman yang ada.
  4. Mengedarkan surat edaran, pengumuman sekolah, mengurus surat ke instansi lain atau orang tua siswa
  5. Menyediakan minuman bagi pegawai dan tamu.
  6. Kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat

Dalam Manajemen hubungan sekolah dengan masyarakat ) kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat (publisitas sekolah) itu dapat dibedakan menjadi 2 yaitu internal dan eksternal. Hubungan sekolah dengan masyarakat internal yaitu meliputi unsur-unsur kepala sekolah, guru, pegawai dan siswa. Sedangkan hubungan sekolah dengan masyarakat internal itu mengutamakan hubungan sekolah dengan orang tua siswa (dewan sekolah) dan masyarakat pada umumnya. Hubungan sekolah dengan masyarakat yang mencakup hubungan sekolah dengan sekolah lain, sekolah dengan pemerintah setempat, sekolah dengan instansi lain dan sekolah dengan masyarakat pada umumnya, dan hubungannya pada umumnya merupakan hubungan kerjasama yang mendatangkan perbaikan serta kemajuan semua pihak.

Menurut kurikulum 1975 (buku IIId hal 4) kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat meliputi :

  1. Mengatur hubungan sekolah dengan orang tua siswa
  2. Memelihara hubungan baik dengan dewan sekolah
  3. Memelihara dan mengembangkan hubungan sekolah dengan lembaga-lembaga pemerintah, swasta dan organisasi sosial.
  4. Memberi pengertian pada masyarakat tentang fungsi sekolah melalui berbagai teknik komunikasi.

C. Surat  dan Kepengurusannya

  1. 1.     Jenis-jenis surat

Beberapa jenis surat yang sering beredar di dalam maupun antar instansi adalah: surat dinas, nota dinas, memorandum (memo), surat pengantar,surat kawat, surat  edaran, surat undangan, surat keputusan, instruksi, surat tugas, dan pengumunnan.

  1. Surat Dinas

Beberapa hal yang perlu diketahui sehubungan dengan surat dinas adalah sebagai berikut :

1)     Klasifikasi surat dilakukan menurut sifat dan derajat

Menurut sifatnya surat dinas dapat dibedakan atas:

a)     Surat Rahasia :yaitu sangat rahasia dan rahasia. Sangat rahasia dipakai untuk dokumen, naskahm dan surat yang berhubungan dengn keamanan nefara, yang aoabila disiarkan secara tidak sah dan jatuh ke tangan yang ridak berhak, dapat membahayakan keamanan negara.

Rahasia dipakai untuk dokumen, naskah , atau surat yang disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan, martabat pejabat atau lembaga yang bersangkutan.

b)     Surat Penting ialah surat yang isinya mengandung kepentingan mengikat, memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama.

c)     Surat biasa ialah surat yang informasinya tidak penting, tidak memerlukan tindak lanjut.

Menurut derajat atau tingkat kesepakatan penyelesaian atau penyempaian surat dinas, maka surat dinas terdiri dari dua tingkat yaitu : sangat segera dan segera.

Sangat degera atau kilat berarti surat tersebut harus secepat itu disaijkan atau dikirim kepada pejabat yang bersangkutan.

Segera berarti bahwa surat itu harus dikirim pada waktu itu pula kepada pejabat yang bersangkutan.

2)     Susunan Surat

Susunan surat dinas terdiri dari tiga bagian:

a)     Kepala surat terdiri dari :

  1. Nama instansi
  2. Lambang instansi
  3. Tanggal, bulan, tahun
  4. Nomor surat
  5. Sifat surat
  6. Lampiran
  7. Hal
  8. Alamat

b)     Isi surat terdiri dari :

  1. Pendahuluan
  2. Isi pokok atau inti surat
  3. Penutup

c)     Kaki surat bagian terakhir dari surat terdiri dari :

  1. Nama jabatan pejabat penanda tanganan dan tanda tangannya
  2. Nama terang oenanda tangan dan di bawahnya tertulis NIP-nya
  3. Cap dinas
  4. Tembusan, dibatasi hanya kepada pejabat atau instansi yang benar-benar memerlukan dalam rangka penyelesaian masalah yang tercantum dalam surat tersebut.

d)     Penggunaan singkatan “a.n.” dan “u.b.”

  1. a.n. (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat telah mengusahakan kepada pejabat setingkat di bawahnya. Akan tetapi pada pertanggungjawabannya tetap di tangan yang memberi kuasa.
  2. u.b. (untuk beliau) dipergunakan jika yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya dalam menyelesaikan masalah-masalah yang rutin tanggungjawabnya.

e)     Pemberian kode surat keluar

Pemberian kode pada surat disesuaikan dalam masalah yang terkandung dalam isi surat. Ketentuan yang kini berlaku adalah sebagai berikut:

Siswa (kode S)

S.1 : penerimaan siswa

S.2 : mutasi siswa

S.3 : absensi dan teguran

S.4 : kegiatan ekstrakurikuler

Dan sebagainya

Keuangan (kode U)

U.1 : permintaan/ penerimaan uang

U.2 : penggunaan keuangan

U.3 : laporan pertanggungjawaban keuangan

Dan sebagainya

Personalia (kode P)

P.1 : pengangkatan pegawai

P.2 : kenaikan pangkat / gaji

P.3 : mutasi pegawai

P.4 : guru tidak teta                     p

Dan sebagainya

Teknik edukatif (kode E)

E.1                 : instruksi dan pengaturan mengenai penyelenggaraan sekolah

E.2 : evaluasi belajar tahap akhir

E.3 : evaluasi belajar semesteran

E.4 : jadwal pelajaran

Dan sebagainya

SPP (kode SP)

SP.1              : penetapanSPP

SP.2              : pemungutan SPP

SP.3              : penyetoran SPP

Dan sebagainya

Sarana (kode SR)

SR.1              : gedung

SR.2              : perabot

SR.3              : mesin kantor

SR.4              : alat tulis kantor

SR.5              : alat kesenian

Dan sebagainya

Lain-lain (kode DP)

Untuk surat-surat yang tidak tercakup dalam S, P, U, E, SP, SR nomor surat diberi kode DP.

  1. Nota Dinas

Nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan antara pejabat atau unit organisasidi lingkungan instansi (sifatnya intern) untuk meminta penjelasan dan keputusan.

Susunan nota dinas :

1)     Kepala nota dinas terdiri dari :

Nama instansi , kata  “NOTA DINAS”, nomor, kepada, dari, hal, tanggal, bulan, tahun.

2)     Isi nota dinas: pada dasarna sama dengan surat dinas tetapi lebih singkat dan jelas.

3)     Kaki nota: terdiri dari :

Nama jabatan pejabat yang mengirim nota, disusul tanda tangannya, nama teran, dan tembusan.

  1. Memorandum

Memorandum merupakan salah satu  alat komunikasi di lingkungan instansi yang bersifat penyampaiannya tidak resmi (lugas). Isi memorandum dapat ditulis tangan atau diketik.

Susunan memo : kepala memo, isi memo, kaki memo.

  1. Surat pengantar

Surat pengantar adalah surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat bias atau formulir.

  1. Surat kawat

Surat kawat atau telegram, merupakan berita yang disampaikan atau diterima melalui radio atau telegrafi mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Formulir surat kawat sudah disediakan oleh PERUMTEL.

  1. Surat edaran

Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat kebijaksanaan pokok, melainkan hanya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentagcar pelaksanaan sesuatu peraaturan atau perintah yang telah ada.

  1. Surat undangan

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat, dan acara yang telah ditentukan

  1. Surat keputusan

Surat keputusan merupakan suatu produk statuter yang memuat:

1)     Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan statuta, atau pembubaran  suatu organisasi, badan, panitia, tim, dan lain-lainnya

2)     Pelimpahan atau penyerahan wewenang tertentu kepada seorang pejabat

3)     Penunjukan, pengangkatan, dan pemberhentian pejabat/pegawai pada suatu jabatan atau pangkat, mutasi, dan lain-lainnya

4)     Penempatan hal-hal yang bersifatumum atau prinsipil dalam rangka kebijaksanaan pokok.

Susunan surat keputusan :

a)     Kepala surat keputusan

b)     Nomor

c)     Perihal (tentangkeputusan)

d)     Masa jabatan seorang pejabat yang berwenang mengeluarkan keputusan

e)     Konsideran

f)      Diktum

g)     Kaki surat keputusan

h)     Distribusi (memuat daftar alamat yang dituju, biasanya merupakan salinan surat keputusan)

  1. Instruksi

Instruksi merupakan suatu produk statuter yang berlandaskan atau bersumber pada peraturan yang lebih tinggi ata  berdasarkan kebijaksanaan pimpinan, yang berisi :

1)     Petunjuk-petunjuk secara teknis dan terperinci mengenai apa yang harus dilakukan dalam rang ka pelaksanaan suatu ketetapan.

2)     Petunjuk dan tuntunan mengenai pelaksanaan suatu ketetapan/ kebijaksanaan dalam rangka melaksanakan ketetapan/ kebijaksanaan tersebut.

  1. Surat tugas

Surat tugas merupakan surat yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf/ bawahan dan memuat perunjuk apa yang harus dilakukan seseorang atau kelompok orang dalam bentuk satuan organisasi atau satuan kerja.

  1. Pengumuman

Pengumuman merupakan surat yangberisi pemberitahuan suatu hal yang ditujukan kepada karyawan atau masyarakat umum, ataupun dalam pihak-pihak yangterlibat dalam isi atau perihal yang dicakup dalam pengumuman tersebut.

  1. 2.     Pengurusan Surat

Dalam penyusuna surat menyurat dikenal petugas penghimpun (penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan penata arsip.

a)     Penerima surat bertugas:

1)     Menerima surat

2)     Menerima jumlah dan alamat surat

3)     Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi / lembar pengantar surat

4)     Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat, serta kesahan surat

5)     Meneruskan kepada penyortir surat

b)     Penyortir surat bertugas:

1)     Menerima surat masuk

2)     Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok surat pribadi

3)     Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat

4)     Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat biasa ; dan tidak boleh membuka surat jenis surat rahasia (tertetup) dan surat pribadi.

5)     Meneliti lampiran surat

6)     Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat

7)     Menyampaikan surat yang telah terbuka atau masih tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya

c)     Pencatat surat bertugas:

1)     Menerima, menghitung, dan mencatat surat yang sudah diteliti

2)     Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali, lembar pengantar surat rahasia

3)     Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pengarah

d)     Pengarah bertugas :

1)     Menerima, meneliti surat yangtelah dilampiri lembaran pengantar atau kartu kendali, untuk itu serahkan dengan menunjukkan siapa pengolah surat

2)     Menyampaikan surat tersebut di atas kepada pengolah, dengan melalu petugas tata usaha sekolah

3)     Menyimpan arsip kartu kendali 1 lembar

e)     Pengolah bertugas

1)     Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi pada lembar disposisi yang telah tersedia

2)     Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padany. Dalam pengembalian ini disertakan tindasan pengendalian surat dan lembar-lembar pengantar surat, sedang surat rahasia hanya lembar pengantarnya saja yang dikembalikan.

f)      Penata arsip bertugas :

1)     Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk sidimpan pada alamat berklas sesuai dengan sistem klasifikasi yang berlaku.

2)     Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya

3)     Mengirim kartu kendali lain pada pengolah sebagai bukti bahwa surat yang sudah diolah sudah disimpan di bagian arsip.

D. Ketatausahaan Yang Lain

Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surat-menyurat, masih ada beberapa adminisitrasi  yang diperlukan oleh sekolah , antara lain :

1.  Daftar Hadir Pegawai

Daftar hadir merupakan alat untuk mengetahui kerajinan atau kedisiplinan pegawai, baik edukatif ataupun administrative. Daftar hadir ini diletakan di meja  kantor guru atau ruang kepala sekolah yang harus ditandatangani oleh pegawai apabila ia masuk kerja. Dengan demikian dapat diketahui dengan pasti kerajinan pegawai. Data daftar hadir akan membantu objektivitas kepala sekolah dalam mengisi  format BP3.

2. Buku Piket

Selain buku daftar hadir, perlu juga di sekolah disediakan buku piket. Buku ini diisi oleh guru piket agar kejadian yang muncul tiap hari dapat diketahui oleh semua guru yang bekerja di sekolah itu dan terutama oleh kepala sekolah. Data yang tertulis dalam buku piket merupakan bukti otik dari semua kejadian setiap harinya.

3. Buku Notulen Rapat Sekolah

Rapat sekolah merupakan momentum penting yang tidak dapat diabaikan. Hal yang dibicarakan dalam rapat serta keputusannya harus dituliskan dalam bentuk notulen rapat. Pengisian buku notula rapat dapat dilakukan oleh guru yang ditunjuk kepala sekolah secara bergilir.

Hal-hal yang harus dicatat dalam buku notulen rapat antara lain :

  1. hari, tanggal rapat
  2. waktu dan tempat diselenggarakannya rapat
  3. daftar hadir rapat (siapa yang diundang dan siapa yang hadir, siapa yang tidak hadir, alasannya kanapa)
  4. risalah jalannya rapat
  5. keputusan rapat
  6. tanda tangan kepala sekolah dan notulis

 


 

BAB III

PENUTUP

 

A.     Kesimpulan

Tata laksana yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

Bagian ketatausahaan sekolah yang dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya antar lain meliputi :

  1. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurukulum
  2. Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa
  3. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil
  4. Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah
  5. Kegiatan yang menunjang penataan keuangan
  6. Kegiatan yang mengenai pekerjaan surat-menyurat
  7. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana
  8. Kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat.

B.    Saran

Sebagai calon pendidik tentulah kita harus mengetahui tentang manajemen pendidikan. Karena denagn begitu tentulah akan menunjang proses belajar mengajar disekolah. Walaupun untuk tata laksana pendidikan di sekolah sudah ada yang menengani namun alangkah lebih baiknya kita tetap mempelajari agar nantinya tidak terjadi kesenjangan antara kegiatan belajar dengan urusan administratif.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: